Die Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten, die in der Heizperiode angefallen sind. Dabei muss die Heizperiode in der Regel ein Jahr umfassen, aber nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. So bietet sich als Abrechnungsstichtag beispielsweise der Abrechnungsstichtag des Gaslieferanten an.
Die erste Position der Heizkostenaufstellung ist die Zusammenstellung der Energielieferungen. Dabei werden die einzelnen Lieferungen mit Datum, Menge und Preis aufgelistet. Bei Energieträgern, die gelagert werden können, z. B. Öl oder Kohle, wird außerdem der Anfangsbestand zu Beginn der Heizperiode hinzugezählt und der Restbestand zum Ende der Heizperiode abgezogen. Bei Energieträgern, die nicht gelagert werden können, z. B. Gas, muss darauf geachtet werden, dass die Lieferungen periodengerecht berechnet werden. Das ist am einfachsten, wenn der Lieferant zum gleichen Stichtag abrechnet, zu dem die Heizkostenabrechnung erfolgt. Ansonsten muss der Gaszähler am Stichtag abgelesen werden, um den Gasverbrauch in der Heizperiode bestimmen zu können.
Zu den weiteren Positionen der Heizkostenaufstellung zählen die Kosten der Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage und des Heizungsraums, die Schornsteinfegerkosten, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Heizkostenabrechnung und die Miete für die Erfassungsgeräte (Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Warmwasserzähler). Nicht zu den Heizkosten gehören Reparaturkosten oder gar sachfremde Positionen wie der Strom für die Treppenhausbeleuchtung. Diese Kosten können eventuell in der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden, sind aber aus der Heizkostenabrechnung herauszuhalten, weil andere Umlageschlüssel verwendet werden müssen.
Üblicherweise werden in der Heizkostenabrechnung für die Warmwasserkosten nur die Kosten der Wassererwärmung umgelegt, während die Kosten der Wasserbeschaffung und die zugehörigen Abwasserkosten in die Betriebskostenabrechnung eingesetzt werden. Es ist aber auch zulässig, die Wasserbeschaffungskosten für das Warmwasser in der Heizkostenabrechnung abzurechnen.
Verteilung der Kosten
Nutzergruppentrennung
Bei größeren Heizungsanlagen kommt es vor, dass die Verbräuche unterschiedlicher Nutzergruppen mit unterschiedlichen Erfassungsgeräten ermittelt werden. So sind in dem Objekt z. B. Wohnungen, deren Heizkosten mit Heizkostenverteilern ermittelt werden, und Läden, die mit Wärmezählern ausgestattet sind. Oder der Betreiber der Heizungsanlage entschließt sich, diese Nutzergruppen wegen ihres unterschiedlichen Nutzungsverhaltens zu trennen. In diesen Fällen findet zunächst eine Aufteilung der Kosten nach Nutzergruppen statt. Dazu wird der Energieverbrauch der Nutzergruppen mit Wärmezählern gemessen (Vorerfassung) und die Gesamtkosten anteilig auf die Nutzergruppen verteilt. Die Aufteilung auf Nutzergruppen muss nicht vollständig nach dem Verbrauch erfolgen. Es kann auch ein Teil der Kosten, höchstens jedoch die Hälfte, nach der Wohnfäche, der beheizten Fläche oder dem umbauten Raum aufgeteilt werden.
Abtrennung der Kosten der Erwärmung von Warmwasser
Wenn die Heizungsanlage auch das Warmwasser erwärmt, müssen die dadurch entstehenden Kosten von den Heizkosten abgetrennt werden. Im Idealfall werden die Energiemengen, die zur Wassererwärmung benötigt werden und die zum Heizen gebraucht werden, mit separaten Wärmezählern erfasst. Die Kosten werden dann, ähnlich wie bei der Nutzergruppentrennung, auf Heizung und Warmwasserbereitung verteilt.
Oftmals sind aber keine Wärmezähler für die Messung der Warmwasserkosten vorhanden. Wenn die Menge des erwärmten Wassers bekannt ist, kann die nötige Energiemenge nach einer Faustformel abgeschätzt werden, die in der Heizkostenverordnung angegeben ist. Ist auch die erwärmte Wassermenge nicht bekannt, so werden pauschal 18 % der Kosten für die Warmwassererwärmung angenommen.
Aufteilung nach Verbrauch und Wohnfläche
Eine Heizungsanlage hat, vom Brennstoff bis zur Raumluft, niemals einen Wirkungsgrad von 100 %. Daher geht ein Teil der von einem Nutzer bezogenen Energie verloren, entweder weil sie aus dem Gebäude entweicht, oder weil sie anderen Nutzern zugute kommt, durch deren Räume die Leitungen gehen oder die Wand an Wand mit dem heizenden Nutzer wohnen. Selbst wenn niemand heizt, entstehen durch den Bereitschaftsbetrieb der Heizungsanlage Kosten. Daher hat der Gesetzgeber bestimmt, dass nur ein Teil der Kosten, nämlich zwischen 50 und 70 %, nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf (Verbrauchskosten) und der Rest nach der (beheizbaren) Wohnfläche bzw. nach dem umbauten Raum umgelegt wird (Festkosten).
Berechnen der Verbrauchseinheiten und Einzelabrechnung
Im nächsten Schritt werden die Zählerstände der jeweiligen Nutzergruppe addiert und die auf diese Zähler entfallenden Kosten durch die Summe dividiert. Dadurch erhält man die Kosten je Einheit. Diese werden nun mit der Summe der Zählerstände jedes einzelnen Nutzers multipliziert, um die Verbrauchskosten des Nutzers zu ermitteln. Entsprechend verfährt man mit den Wohnflächen, um die Kosten pro Quadratmeter und die Festkosten des Nutzers zu bestimmen.
Beim Berechnen der Zählerstände ist bei Heizkostenverteilern darauf zu achten, dass je nach Ausführung der Heizkostenverteiler jeder Messwert mit einem individuellen Faktor beaufschlagt werden muss, damit die Heizleistung des Heizkörpers berücksichtigt wird.
Früher wurden die Ablesewerte einzelner Wohnungen oder Räume zusätzlich mit einem sogenannten Lageausgleichfaktor beaufschlagt, um Nachteile z. B. durch schlechtere Isolierung im Dachgeschoss auszugleichen. Nach der Einführung der Heizkostenverordnung sind Lageausgleichsfaktoren in Deutschland nicht mehr zulässig. Der Ausgleich muss jetzt z. B. über eine niedrigere Miete erfolgen.
Aufteilung bei Nutzerwechsel
Häufig ist es so, dass während der Heizperiode ein Mieter auszieht und ein neuer einzieht. Daher ist es nötig, für beide Nutzer eine getrennte Abrechnung zu erstellen. Das geschieht nicht, indem man für das ganze Objekt eine Heizkostenabrechnung erstellt, sondern indem man das Ende der Abrechnungsperiode abwartet und dann die Kosten der Nutzeinheit auf die beiden Nutzer aufteilt. Sinnvollerweise führt man zum Ende bzw. Anfang des Mietvertrags eine sogenannte Zwischenablesung durch. Mit diesen Werten lassen sich die Verbrauchskosten der beiden Nutzer trennen.
Die Festkosten der Warmwasserbereitung werden nach Kalendertagen aufgeteilt. Die Festkosten der Heizung werden nach sogenannten Gradtagszahlen aufgeteilt. Dabei hat jeder Tag bzw. Monat im Jahr einen bestimmten Promillanteil an den Kosten, der in der sogenannten Gradtagszahlentabelle festgelegt sind.
Wenn keine Zwischenablesung vorliegt, werden die Verbrauchskosten ebenfalls nach Kalendertagen bzw. Gradtagszahlen abgerechnet.
Wenn die Abrechnung mit Hilfe von Heizkostenverteilern nach dem Verdunstungsprinzip erfolgt, muss bei einem Nutzerwechsel die systembedingte Kaltverdunstung ebenfalls auf die beiden Nutzer aufgeteilt werden, damit nicht der ausziehende Nutzer bevorzugt wird.
Wärmemessdienst
Die Heizkostenabrechnung wird in der Regel nicht vom Betreiber der Heizungsanlage selbst durchgeführt, sondern in dessem Auftrag durch einen Wärmemessdienst. Dieser stattet das Objekt mit den nötigen Erfassungsgeräten aus, führt die Ablesungen durch und erstellt die Heizkostenabrechnung im Auftrag des Hauseigentümers.
Besonderheiten bei Wohnungseigentümergemeinschaften
Durch die unterschiedlichen Rechtsvorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes und der Heizkostenverordnung ergibt sich bei der Heizkostenabrechnung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ein Problem. Die Heizkostenverordnung schreibt gerade eine periodengerechnte Abrechnung vor, während die Eigentümergemeinschaft eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung macht und keine Rechnungsabgrenzungen vornimmt.
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